En entreprise, le temps passé en réunion, comme l’utilité de la démarche, sont parfois questionnés. Se réunir est toutefois indispensable, afin de transmettre les informations, fixer des objectifs et définir les axes de progression de chacun. Pour éviter les réunions interminables et s’assurer une efficacité maximale, voici 3 conseils à mettre en pratique.
#1 Communiquer sur le rôle de chacun
Un manager préparant un échange efficace doit aller plus loin que la simple inscription d’un ordre du jour affiché au démarrage de la réunion : il doit définir les objectifs de la réunion et lister les décisions qui doivent en découler.
Ce travail préliminaire doit permettre de fournir à chaque participant, en amont, un aperçu de la globalité de la réunion et du rôle particulier qu’il aura à jouer.
Le cadre établi pourra éviter les digressions et donc, une perte de temps délétère pour la productivité réelle comme ressentie par les collaborateurs. Par ailleurs, chacun est alors en mesure de préparer son intervention en vue d’être clair et concis, et de répondre aux vrais besoins établis.
#2 Instituer des règles de timing et de savoir-être
Une réunion efficace doit par ailleurs être rythmée par des règles de savoir-être. Il convient tout d’abord d’inviter explicitement les participants à arriver à l’heure, et à couper leurs téléphones dans la mesure du possible.
Les interventions individuelles doivent également être structurées, notamment quant au temps alloué, afin de réguler la durée globale de la réunion. Un animateur désigné peut y veiller.
Enfin, un temps final dédié à l’échange et aux éventuelles questions peut être prévu et annoncé au départ, afin d’éviter les interruptions chronophages.
#3 Utiliser des supports écrits
Les échanges oraux d’une réunion peuvent manquer de concret pour certains collaborateurs, ou être difficiles à être retenus si la somme d’information est importante : pour matérialiser un fil rouge logique et faciliter l’intégration, il est conseillé de préparer une présentation visuelle reprenant les grands axes traités et les informations à transmettre.
Ce support et éventuellement la prise de notes effectuée durant la réunion, peuvent ensuite être envoyés pour mémoire à tous les participants. Un compte-rendu encourage chacun à respecter les engagements pris durant la réunion, et permet par la reformulation de s’assurer que les décisions évoquées ont été correctement comprises.
Si des échanges sont essentiels à l’organisation d’une action coordonnée, il convient de permettre à chacun de se concentrer également sur ses tâches propres, qui concourent à la productivité. En rendant les réunions plus efficaces et moins chronophages, les résultats d’une entreprise peuvent être positivement impactés : à vous de jouer !